Tips voor werken met een VA

Vertrouwen hebben en durven loslaten

Hoe meer vertrouwen je hebt in je Virtueel Assistent, hoe meer zij voor je kan betekenen. Geef iemand de kans om kennis met je te maken en je manier van werken te leren kennen en laat dan los. Dit betekent niet dat je er geen grip meer op hebt, integendeel. Als je bovenstaande tips opvolgt, gaat het loslaten vanzelf. Lukt het je uiteindelijk toch niet om dat vertrouwen te hebben ga dan in gesprek met je VA om te kijken hoe het vertrouwen er toch kan komen of kom tot de conclusie dat je toch een andere VA zoekt.

Wees eerlijk en geef feedback

Sta open voor feedback en geef feedback want samen bereik je meer. Als Virtueel Assistent heb je soms een vrij hechte band met je klanten en werk je samen aan succes. Een eerlijke en open werkrelatie is dus van groot belang. Een goede Virtueel Assistent waardeert jouw feedback en gaat ermee aan de slag. Maar zij laat zich ook horen als ze zelf punten heeft die ze met jou wil bespreken.

Heb regelmatig contact met elkaar

Plan 1x per week of max 1x per twee weken een Skypegesprek. Wanneer je met een projectmanagementtool werkt heb je aan een kort overleg genoeg. Jullie zijn beiden druk en nemen de stand van zaken door en bespreken welke taken er moeten worden uitgevoerd. In het begin zal er wat vaker overleg zijn. Als de samenwerking goed verloopt en je goed op elkaar bent ingespeeld heb je aan een half woord genoeg om elkaar te begrijpen.

Maak gebruik van een projectmanagementtool

Jij en je VA hebben dan altijd overzicht van de taken en de status hiervan. Zorg voor een systeem waarin jij en je VA prettig kunnen samenwerken. Belangrijk is dat jullie overzicht hebben en taken snel en goed kunnen afhandelen. Mogelijkheden zijn Trello, Todoist of Asana.

Sla gegevens overzichtelijk op

Een Virtueel Assistent kan verschillende werkzaamheden uitvoeren. Welke taak het ook is, zonder toegang tot de juiste gegevens komt ze alsnog bij jou terecht en ben je toch bezig met zaken waar je juist vanaf wilde!
Zorg ervoor dat je de juiste gegevens beschikbaar hebt voor de VA. Dat kost vooraf wat tijd maar je hebt er later profijt van. Mogelijkheden zijn Dropbox of Office 365.

Draag zaken goed over

VA’s zijn gewend om op afstand te werken en structuur aan te brengen in de werkzaamheden van andere ondernemers. Maar ze kunnen niet in je hoofd kijken, althans, niet vanaf dag één. Zorg er dus voor dat de VA een goed overzicht heeft van zijn of haar taken, de programma’s waar je mee werkt, je manier van werken, schrijfstijl etc.

Heb zicht op je wensen en je financiële mogelijkheden

Geen enkele VA is hetzelfde. Elke VA heeft een eigen persoonlijkheid en eigen kwaliteiten en talenten. Denk vooraf goed na welke VA bij jou past.

Denk ook na over het financiële plaatje. De tarieven voor een VA variëren en dat is niet zonder reden. De ene ondernemer zoekt een VA die zich beperkt tot het uitvoeren van duidelijke opdrachten en de ander zoekt een VA die veel ervaring heeft en meedenkt.

Laat je niet enkel leiden door het uurtarief. Een VA van € 30,- per uur met weinig ervaring en kennis kan uiteindelijk duurder uitpakken dan iemand van € 60,- per uur met veel ervaring, expertise en een enorme snelheid.

Meer informatie?

Download dan snel het E-book “Why a VA?”.