Werkzaamheden uitbesteden is niet al het werk over de schutting gooien.

Heb je het als ondernemer te druk, dan komt er een moment dat je werkzaamheden gaat uitbesteden. Je hoofd zit vol, je bent het overzicht kwijt en je hebt geen focus meer. Je hebt geen energie meer voor al die taken en je wilt ze het liefst over de schutting gooien en er niet meer naar omkijken.

Om maximaal te profiteren van het uitbesteden van taken werkt het niet om alles over de schutting te gooien. Het vraagt enige voorbereiding en wij helpen je graag met deze tips.

Het uitbesteden van werkzaamheden en dus het delegeren en loslaten is een vaardigheid die ondernemers vaak lastig vinden. Hieronder een aantal stappen om het maximale eruit te halen bij het uitbesteden van werkzaamheden.

1. Duidelijkheid in wat en waarom

Het is belangrijk dat je voor jezelf duidelijk krijgt welke taken je gaat uitbesteden en ook waarom je ze gaat uitbesteden.

  • Taken waar jij energie van krijgt en die direct omzet opleveren blijf je natuurlijk zelf doen.
  • Dan heb je taken die “gewoon gedaan moeten worden” om aan alle regels en wetten te voldoen. Daarvan zijn er vast wel taken die je niet per se zelf hoeft doen.
  • Daarnaast heb je taken die ook bij het ondernemen horen en die je af en toe best leuk vindt om te doen, maar het is niet je core business dus er zit geen structuur in en je bent niet consequent. Hierdoor laat je kansen liggen en dit zijn ook taken die je kan uitbesteden.
    Denk bv. aan social media, kleine aanpassingen website, e-mail, nieuwsbrieven en nog veel meer.

Schrijf de taken op die je na deze inventarisatie wilt gaan uitbesteden.

Dan zijn er nog die momenten dat je een sparringpartner nodig hebt om te zorgen dat je focus blijft houden. Een partner die meedenkt over je strategie en nieuwe plannen. Denk er eens over na of je hier structuur in wil door dit bijvoorbeeld 1x per maand te doen of heb je voldoende aan enkele keren per jaar.

2. De juiste persoon vinden

Ondernemers die andere ondernemers ondersteunen noemen zichzelf vaak Virtueel Assistent, VA, Virtual Assistant, Ondernemers Assistent, Online Business Expert.

Vaak heeft elke ondernemer een eigen specialisatie en dit kan het lastig maken als je verschillende soorten werkzaamheden wilt uitbesteden. Misschien vind jij het niet erg om met meerderen samen te werken en stuur je deze personen zelf aan.

Maar dat kan ook lastig zijn en dan is het een oplossing om met een team te gaan samenwerken. Er zijn nog niet veel teams in Nederland die samenwerken met verschillende ondernemers en veel expertises in huis hebben. Je hoeft geen medewerkers in loondienst te nemen en investeert alleen in de werkzaamheden die echt worden gedaan. Bij deze teams heb je één aanspreekpunt en die zorgt voor overzicht en bewaakt deadlines.

Bij VA Goed Geregeld is de Online Business Expert is het eerste aanspreekpunt voor jou. Soms is het nodig en praktischer om snel te schakelen voor een opdracht en heb je rechtstreeks contact met de professional die voor jou aan het werk is. Dit is altijd in overleg en op een moment dat het jou uitkomt.

3. Start klein en gooi niet gelijk alles over de schutting

Start met eenvoudige en afgebakende opdrachten die met weinig uitleg kunnen worden uitgevoerd.

Dit maakt het loslaten makkelijker en je ervaart hoe het voelt en je leert de persoon met wie je samenwerkt beter kennen. Als je elkaar kent en  vertrouwet gaat het steeds soepeler. Gaat dit goed, ga dan stap voor stap verder door meer werkzaamheden over te dragen.

4. De start voor een succesvolle samenwerking

Maak duidelijke afspraken en leg deze vast in een overeenkomst.

Zorg dat de persoon die de werkzaamheden gaat uitvoeren toegang heeft tot de tools die hij nodig heeft. Denk ook aan gegevens over je huisstijl rn procesbeschrijvingen die er al zijn.

5. Laat je perfectionisme los en sta fouten toe

Je denkt vast dat alleen jij alles het beste kan. Ik help je graag uit deze droom. Iedereen heeft unieke kwaliteiten en talenten en focus je daarop.

Je hebt een eigen werkwijze ontwikkeld en voor je gevoel gaat alles goed. Hoe zou het zijn als iemand naar bepaalde werkzaamheden kijkt en vanuit zijn kwaliteiten een hele nieuwe invalshoek heeft waardoor het simpeler en efficiënter gaat.

Een fout maken mag en daar leer je beiden van.

Bij het uitbesteden van werkzaamheden worden ook fouten gemaakt. Een taak kan nieuw zijn of de instructie is niet helemaal duidelijk geweest. Grote kans dat de foutmaker zelf de fout herstelt en daarvan leert. Geef die kans ook dan heb jij er de volgende keer het meeste profijt van.

Bespreek de situatie met elkaar en leer ervan.

6. Duidelijke communicatie

Zo belangrijk en het belang hiervan wordt vaak vergeten. Wees zo duidelijk als je maar kan in je communicatie en de eindresultaten die je verwacht.
Dit maakt jullie samenwerking een stuk sterker en kans op fouten kleiner.

Werk met een projectmanagementtool om alle afspraken en deadlines goed vast te leggen.

Het resultaat om van A naar B te komen is geen strakke lijn die jij verwacht. Sta open voor initiatieven van anderen om het resultaat te bereiken. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden.

Je wordt verrast door de nieuwe inzichten die je krijgt.

7. Evalueren

Bij de start van de samenwerking evalueer minimaal 1x per 2 weken. Een halfuur is voldoende. Bespreek de voortgang en de positieve ervaringen van de samenwerking en de aandachtspunten. Om het efficiënt te houden face to face kan ook online via Skype of Zoom.
Als de samenwerking goed loopt en er vaste werkzaamheden zijn is 1x per maand voldoende.

Tot slot

Zie het delegeren en loslaten als een investering. Een onmisbare kwaliteit voor de groei van jouw bedrijf.
Hoe fijn is het om geen werknemers aan te hoeven nemen voor alle taken maar samen te werken met andere ondernemers die zich 100% inzetten.

Ondernemen doe je samen en samen bereik je meer.